Polityka prywatności

Data ostatniej aktualizacji: 23 sierpnia 2026 r.

1. Kto odpowiada za Twoje dane

Usługę numac.pl (dalej: Usługa) świadczy:

MacLife Polska Nowakowski, Nowakowska Sp. j. ul. Grochowska 221, 04-077 Warszawa NIP: 1132978861, KRS: 0000740155, REGON: 380742750

Kontakt w sprawach danych osobowych: biuro@maclife.pl

2. Trzy różne role — to najważniejsza część tego dokumentu

W ramach Usługi występujemy w trzech odmiennych rolach i wiąże się to z różnym zakresem odpowiedzialności.

2.1. Jesteśmy administratorem danych osób, które zakładają konto i korzystają z panelu — czyli pracowników i przedstawicieli obiektu, który wykupił Usługę. Dotyczy to imienia i nazwiska, służbowego adresu e-mail, numeru telefonu, danych firmy oraz historii korzystania z panelu.

2.2. Jesteśmy podmiotem przetwarzającym w odniesieniu do danych osób dzwoniących do obiektu — czyli numerów telefonów gości, godzin połączeń i powiązanych z nimi notatek. Administratorem tych danych jest obiekt hotelowy, który korzysta z Usługi. My przetwarzamy je wyłącznie na jego udokumentowane polecenie, na podstawie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych zawieranej zgodnie z art. 28 RODO.

Oznacza to, że jeżeli jesteś gościem, który dzwonił do hotelu, i chcesz skorzystać ze swoich praw — zgłoś się do tego hotelu. My przekażemy mu Twoje żądanie i wykonamy je na jego polecenie.

2.3. Jesteśmy administratorem danych osób, które uruchamiają demo na stronie numac.pl. To odrębna sytuacja od dwóch powyższych: nie ma tu żadnego hotelu jako administratora — dane podajesz nam bezpośrednio i to my o nich decydujemy.

Oznacza to, że jeśli testowałeś demo i chcesz skorzystać ze swoich praw, zgłoś się do nas, a nie do jakiegokolwiek obiektu.

3. Jakie dane przetwarzamy

3.1. Dane konta (jesteśmy administratorem)

• imię i nazwisko osoby zakładającej konto oraz osób dodanych do panelu,
• służbowy adres e-mail i numer telefonu,
• nazwa obiektu, adres, NIP i dane do faktury,
• logi logowania i aktywności w panelu (data, godzina, adres IP),
• treść korespondencji z naszym wsparciem.

3.2. Dane dotyczące połączeń (jesteśmy podmiotem przetwarzającym)

• numer telefonu osoby dzwoniącej,
• data, godzina i czas trwania połączenia,
• liczba prób połączenia z tego samego numeru,
• status obsługi sprawy i oznaczenie osoby, która ją zamknęła,
• treść notatki dodanej przez pracownika obiektu,
• jeżeli obiekt wykupił odpowiedni dodatek — również treść wiadomości SMS wysłanej do osoby dzwoniącej.

3.3. Dane z demo na stronie (jesteśmy administratorem)

• imię, które podajesz w formularzu,
• nazwa obiektu,
• numer telefonu komórkowego,
• wygenerowana zapowiedź głosowa z nazwą Twojego obiektu,
• data i godzina uruchomienia demo oraz połączenia testowego.

Demo działa 10 minut. Po tym czasie zapowiedź jest kasowana z serwera. Numer telefonu zachowujemy dłużej — wyłącznie po to, żeby wysłać Ci SMS-em ofertę, na co wyrażasz zgodę, zaznaczając pole w formularzu. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, pisząc na biuro@maclife.pl; wtedy usuwamy numer niezwłocznie.

Nie nagrywamy rozmów z osobami dzwoniącymi. W ramach podstawowej Usługi osoba dzwoniąca słyszy wyłącznie odtworzony komunikat i nie prowadzi rozmowy. Jeżeli obiekt wykupi dodatek umożliwiający pozostawienie wiadomości głosowej, nagranie i jego transkrypcja są przetwarzane na tych samych zasadach co pozostałe dane dotyczące połączeń, a osoba dzwoniąca jest informowana o nagrywaniu przed jego rozpoczęciem.

4. Podstawy prawne i cele przetwarzania

Cel	Podstawa prawna
Świadczenie Usługi i obsługa konta	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy
Wystawianie faktur i księgowość	art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny
Zapewnienie bezpieczeństwa i zapobieganie nadużyciom	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes
Dochodzenie i obrona przed roszczeniami	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes
Uruchomienie demo na Twoją prośbę	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy
Wysyłka oferty SMS-em po demo oraz pozostałe informacje marketingowe	art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, którą można wycofać w każdej chwili

5. Jak długo przechowujemy dane

• Dane konta — przez czas obowiązywania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń.
• Dane rozliczeniowe i faktury — 5 lat od końca roku podatkowego, zgodnie z przepisami podatkowymi.
• Dane dotyczące połączeń — domyślnie 12 miesięcy, chyba że obiekt ustali z nami krótszy lub dłuższy okres w umowie powierzenia. Po upływie tego okresu dane są trwale usuwane.
• Nagrania wiadomości głosowych (jeżeli dodatek jest aktywny) — domyślnie 30 dni.
• Zapowiedź głosowa wygenerowana w demo — 10 minut od uruchomienia, potem kasowana automatycznie.
• Numer telefonu podany w demo — do wycofania zgody, nie dłużej niż 12 miesięcy od uruchomienia demo.
• Logi techniczne — 12 miesięcy.

Po rozwiązaniu umowy usuwamy wszystkie dane dotyczące połączeń w terminie 30 dni, chyba że obiekt wcześniej poprosi o ich wydanie w formacie umożliwiającym odczyt.

6. Komu przekazujemy dane

Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które są nam niezbędne do świadczenia Usługi i z którymi zawarliśmy stosowne umowy:

• dostawcy infrastruktury serwerowej (serwery zlokalizowane na terenie Unii Europejskiej),
• dostawcy usług telekomunikacyjnych zapewniający numery i połączenia,
• dostawcy bramki SMS — wyłącznie w zakresie niezbędnym do wysłania wiadomości, jeżeli dodatek jest aktywny,
• dostawcy usługi poczty elektronicznej wykorzystywanej do powiadomień i raportów,
• biuro rachunkowe i dostawca systemu do fakturowania,
• operator płatności,
• kancelaria prawna — w razie sporu.

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich do celów marketingowych podmiotom trzecim.

Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy. Dążymy do tego, aby dane pozostawały w EOG. Jeżeli którykolwiek z naszych dostawców przetwarza dane poza EOG, odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony. Aktualną listę dostawców udostępniamy na żądanie pod adresem biuro@maclife.pl.

7. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody w dowolnym momencie.

Żądanie zgłoś na biuro@maclife.pl. Odpowiadamy w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

8. Automatyczne podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Nie profilujemy osób dzwoniących.

9. Bezpieczeństwo

Dostęp do panelu jest chroniony hasłem, a połączenie z serwisem szyfrowane protokołem TLS. Dostęp do danych po naszej stronie mają wyłącznie upoważnione osoby, w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków. Prowadzimy rejestr czynności przetwarzania oraz rejestr kategorii czynności wykonywanych w imieniu naszych klientów.

10. Pliki cookies

Serwis numac.pl korzysta z plików cookies niezbędnych do jego działania oraz — za Twoją zgodą — z cookies analitycznych służących do liczenia odwiedzin. Zgodę możesz wycofać w ustawieniach przeglądarki. Wyłączenie cookies niezbędnych może uniemożliwić zalogowanie się do panelu.

11. Zmiany polityki

O istotnych zmianach niniejszej Polityki poinformujemy z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem na adres e-mail przypisany do konta. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, wraz z datą ostatniej aktualizacji.